Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

der Artomega Catering, eine Marke von Hapka Hospitality

Zuletzt aktualisiert am 28. Februar 2025

GRUNDLAGE

Allen unseren Angeboten, Verträgen, Lieferungen und Leistungen liegen unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zugrunde. Diese sollen im Vorfeld Klarheit verschaffen und potenziellen Missverständnissen vorbeugen. Mit Ihrer Unterschrift auf unserer Auftragsbestätigung oder unseren Verträgen erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden.

Artomega Catering ist eine Marke der Hapka Hospitality (im Folgenden „Artomega Catering“ oder „Auftragnehmer“ genannt) mit Hauptverwaltung in der Karlstr. 63, 63456 Hanau, Deutschland. Die Erbringung der Dienstleistungen sowie die Rechnungsstellung erfolgen durch die Hapka Hospitality oder deren jeweilige verbundene Regionalgesellschaft (Tochtergesellschaft). Der konkrete Vertragspartner wird im jeweiligen Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung explizit ausgewiesen.

Bitte beachten Sie, dass unsere Hauptverwaltung sowie unsere Regionalbüros als reine Verwaltungsstandorte geführt werden. Da unsere regionalen Ansprechpartner hybrid arbeiten und direkt bei Projekten im Einsatz sind, erfolgt die Abstimmung von Auftragsdetails sowie die persönliche Beratung effizient auf digitalem Weg oder per Telefon.

Sie erreichen uns jederzeit unter der Telefonnummer +49 1630 214500 oder per E-Mail unter info@artomega-catering.de. Auf unserer Website finden Sie zudem die direkte Telefonnummer des für Ihre Region zuständigen Ansprechpartners.

BESTELLUNG

Aufgrund des hybriden Charakters der Tätigkeit unseres Vertriebsteams und der Besonderheiten unserer Büros (wir bieten keine stationären Dienstleistungen an – unsere Regionalbüros erfüllen administrative Funktionen) bevorzugen wir es, die Details von Bestellungen und Preisberatungen per E-Mail und Telefon zu vereinbaren.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, Artomega Catering gegenüber bei Bestellung die voraussichtliche Teilnehmerzahl, die Speisenanlieferung, der genaue Ablauf der Veranstaltung und sonstige anzugeben. Für die Veranstaltung wichtigen anderungen und Details müssen Artomega Catering bis spätestens vierzehn Werktage vor dem ersten Tag der Veranstaltung schriftlich per E-Mail mitgeteilt werden, um eine sorgfältige Vorbereitung zu gewährleisten. Genauer Personenanzahl muss auch bis vierzehn Werktage vor dem ersten Tag der Veranstaltung erfolgen.

Eine Anpassung der bei einer kurzfristigen Auftragserteilung ist die Entscheidung über die Teilnehmerzahl unverzüglich nach Übermittlung des Anfrages schriftlich mitzuteilen. Bei einer Reduzierung der Teilnehmerzahl ist Artomega Catering berechtigt, die dem Vertrag zugrunde liegenden Einzelpreise pro Person entsprechend zu erhöhen. Im Falle einer Erhöhung der tatsächlichen Teilnehmerzahl, erfolgt eine Neuberechnung unter Berücksichtigung der vertraglich vereinbarten Einzelpreise und der tatsächlichen Teilnehmerzahl.

PREISKALKULATION UND ANGEBOTSERSTELLUNG

Alle Angebote von Artomega Catering sind individuell und werden von unseren regionalen Ansprechpartnern auf der Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Spezifikationen erstellt. Bei uns kalkuliert kein anonymer Algorithmus – jedes Angebot wird persönlich durch unsere Fachkräfte erarbeitet, um den individuellen Charakter Ihrer Veranstaltung zu wahren.

Der endgültige Einzelpreis sowie die Gesamtkosten der Serviceleistung hängen maßgeblich von den Parametern des Auftrags ab, insbesondere von der Anzahl der angemeldeten Gäste. Der Kunde erkennt an, dass eine nachträgliche Änderung der Teilnehmerzahl aufgrund von Fixkosten, Logistikaufwand und Skaleneffekten (Optimierung von Rohstoff- und Prozesskosten) eine Neuberechnung des Einzelpreises zur Folge haben kann.

Jede Kalkulation wird durch unsere Regional Sales Manager in enger Abstimmung mit der Unternehmenszentrale und dem CEO von Hapka Hospitality geprüft und freigegeben. Dies garantiert höchste gastronomische Qualität sowie eine optimale Anpassung der Ressourcen an den Umfang der Veranstaltung.

Sollte sich der Verbraucherpreisindex für Deutschland (Basis: Monat und Jahr des Vertragsabschlusses = 100 %), nach den Feststellungen des Statistischen Bundesamtes gegenüber dem zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Stand um mehr als 2 % ändern, so erfolgt eine Anpassung der Vertragssumme entsprechend der Erhöhung des Index. Eine Erhöhung des Verbraucherpreisindex um 2 % führt demnach zu einer Erhöhung der Vertragssumme um 2 %. Berechnungsgrundlage sind die offiziellen Tabellen von Destatis (Statistisches Bundesamt): destatis.de.

Die Preise in unseren Katalogen und Angeboten sind Nettopreise, zu denen die jeweils gültige gesetzliche Mehrwertsteuer hinzugerechnet wird:

Mahlzeiten: 7 % MwSt.
Mahlzeiten inklusive Serviceausstattung und Zusatzleistungen: 19 % MwSt.

Die Angebote sind 14 Tage ab Ausstellungsdatum gültig. Ein Auftrag wird an dem Tag verbindlich, an dem er von beiden Parteien (Auftraggeber und Auftragnehmer) unterzeichnet wird.

MINDESTAUFTRAGSWERTES

Die Mindestbestellmenge Netto-Beträgt: Werktags (Mo-Fr) – 500,00 € und Samstag, Sonn- und Feiertage – 1000,00 €. Es ist möglich, dass wir Bestellungen unter diesem Betrag ausführen, Sie umfasst die technische Vorbereitung des Transports, die Sicherung der Speisen und die Personalkosten des Teams und beträgt 15 % des Nettoauftragswerts, mindestens jedoch 70 €.

VERTRAULICHKEIT UND URHEBERSCHUTZ

Sämtliche von Artomega Catering erstellten Angebote, Menüvorschläge, Kalkulationen und Konzepte sind geistiges Eigentum des Unternehmens und stellen ein Geschäftsgeheimnis dar.

Diese Unterlagen sind ausschließlich für den adressierten Empfänger bestimmt. Jede Form der Vervielfältigung, die Weitergabe an Dritte – insbesondere an Mitbewerber – sowie die Veröffentlichung, auch auszugsweise, ist ohne unsere ausdrückliche schriftliche Zustimmung strengstens untersagt.

Unser im Angebot enthaltenes Fachwissen sowie individuelle Logistik- und Prozesskalkulationen sind vertraulich und dienen ausschließlich dem Entscheidungsprozess im Rahmen der jeweiligen Anfrage. Bei unberechtigter Weitergabe oder Nutzung unserer Konzepte durch Dritte behalten wir uns rechtliche Schritte sowie Schadensersatzforderungen vor.

ZAHLUNGSBEDINGUNGEN UND TERMINRESERVIERUNG

Da jedes von den Sales Managern von Artomega Catering erstellte Angebot auf frischen, auftragsspezifisch bestellten Produkten basiert, erfordert der Prozess der Terminreservierung die Zahlung einer Reservierungsgebühr (Anzahlung).

Privatkunden (B2C):

Innerhalb von 7 Tagen nach Unterzeichnung der Auftragsbestätigung ist der Kunde verpflichtet, eine Anzahlung zur Terminreservierung in Höhe von ca. 30 % des Bruttogesamtbetrages zu leisten.
Der verbleibende Restbetrag muss spätestens 7 Tage vor dem geplanten Lieferdatum des Caterings beglichen werden.
Bei ausbleibender fristgerechter Zahlung ist Artomega Catering berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und den Termin für andere Anfragen freizugeben.

Geschäfts- und institutionelle Kunden (B2B):

Geschäftskunden sind verpflichtet, eine Anzahlung zur Terminreservierung in Höhe von ca. 40 % des Bruttoauftragswertes spätestens 14 Tage vor der Auftragsausführung zu leisten.
Die Zahlung des restlichen Betrages erfolgt auf Grundlage der Schlussrechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum der Leistungserbringung.
Bei Großaufträgen oder dauerhafter B2B-Zusammenarbeit kann die Geschäftsführung von Hapka Artomega Catering über individuelle Handelsbedingungen entscheiden.

Wir akzeptieren Zahlungen ausschließlich per Banküberweisung. Sämtliche Bestätigungen und Rechnungen werden auf elektronischem Weg versandt. Bei Fragen zur Abrechnung bitten wir um ein telefonisches Beratungsgespräch.

Wichtiger Hinweis zum Bargeldverkehr:

Unsere Ansprechpartner und das Personal vor Ort können keine Barzahlungen entgegennehmen, die aus den bei uns bestellten Dienstleistungen resultieren. Wir übernehmen keine Haftung für Bargeldtransaktionen, die im Zusammenhang mit unseren Verträgen oder der Erbringung der bestellten Dienstleistungen getätigt wurden.

SPEISEN

Unsere Kunden schätzen uns für großzügige Portionen. Wir kalkulieren so, dass jeder Gast satt wird, z.B.:

Kalte Platten - ca. 60 g / pro Portion
Suppe - ca. 250-300 ml / pro Portion
Hauptgang (Fleisch, Fisch) - ca. 120-160 g / pro Portion
Hauptgang (Vegetarisch, Vegan) - ca. 150-200 g / pro Portion
Hauptgang (Beilagen) - ca. 100-150 g / pro Portion
Rohkost und Salate - ca. 60-100 g / pro Portion

Auf Ihren Wunsch bereiten wir Gerichte mit Ausnahme der angegebenen Allergene zu oder, falls dies nicht möglich ist, bieten wir ein anderes Gericht an. Bitte informieren Sie uns bei der Bestellung. Auch auf Ihren Wunsch erstellen wir Allergene-Tabelle für Ihre Bestellung. Solche Tabellen können Sie setzen, um Einsicht von Ihren Gästen, an exponierter Stelle. Es ist eine komfortable Lösung, wenn größere Feste und Bankette sind.

Wir bemühen uns, die besten verfügbaren Produkte anzubieten und alle Informationen über sie zu erhalten, sowie den besten Produktionsprozess der Speisen für jede Bestellung anzubieten, aber die Artomega Catering übernimmt keine Garantie für die 100% Allergenfreiheit Speisen, da nicht auszuschließen ist, da Kreuzkontaminationen in der Küche oder bei Lieferanten nicht völlig auszuschließen sind.

LOGISTIK, TRANSPORT & QUALITÄTSSICHERUNG

Um höchste Standards bei unseren Speisen sowie die vollständige Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten, verzichtet Artomega Catering bewusst auf die Möglichkeit der Selbstabholung. Als Team unter der Leitung des erfahrenen Gastronomen Marek Hapka übernehmen wir die volle Verantwortung für das Produkt bis zum Zeitpunkt der Übergabe an der gewünschten Adresse. Unser Transport erfolgt streng nach HACCP-Richtlinien, was garantiert, dass die Speisen sowohl geschmacklich als auch visuell den höchsten Standard beibehalten.

Unsere kalten Snack und Fingerfood Teile werden großzügig auf edlen Porzellan- Melamin- Holz- Schiefer- und Edelstahlplatten geliefert. Deine warmen Speisen liefern wir in Chafing Dishes (Wärmebehälter) unter denen sich Brennpaste befindet um die Speisen auch über längeren Zeitraum warm zu halten. Das passende Vorlegebesteck um die Speisen herauszunehmen, ist auch bei jeder Lieferung inklusive und alle Equipment nehmen wir wieder zurück. Eine fehlende oder defekte Platten, Gläser sowie beschädigtes oder fehlendes Equipment berechnen wir zum Wiederbeschaffungspreis.

Die Lieferkosten werden individuell kalkuliert und umfassen:
• Bearbeitungsgebühr: Mindesteinsatz in Höhe von 20,00 € (Bereitstellung von Basisequipment sowie Geschirr zur professionellen Speisenpräsentation).

• Fahrtkosten: Ein Satz (Sprit und Amortisation des Fuhrparks) von 0,50 €/km, berechnet ab dem Betriebsstandort für die Hin- und Rückfahrt.

• Logistik- und Servicepauschale: Diese wird bei Unterschreitung des Mindestauftragswertes berechnet. Sie umfasst die technische Transportvorbereitung, die fachgerechte Sicherung der Speisen sowie die Personalkosten des Teams. Sie beträgt 15 % der Netto-Auftragssumme, jedoch mindestens 70,00 €.

Transport von Großaufträgen und Zusatzequipment: Bei größeren Aufträgen oder Projekten, die die Lieferung von Zusatzequipment erfordern (z. B. Eventmobiliar, Zelte, schweres Gastronomie-Equipment), behält sich Artomega Catering das Recht vor, die Bereitstellung größerer Fahrzeuge zu folgenden Konditionen zu berechnen:

• Transporter: 150,00 € / Tag + Fahrkosten die Hin- und Rückfahrt
• LKW (bis 3,5 T): 200,00 € / Tag + Fahrkosten die Hin- und Rückfahrt

Die Wärmebehälter und Fingerfood Platten, als auch Geschirr und Besteck zum Servieren von Speisen holen wir zu einem ansprechen Termin Deiner Wahl wieder ab. Wenn du an eine bestimmte Zeit gebunden bist, z.B. alles muss am gleichen Abend abgeholt werden, dann dann informieren Sie uns gleich bei der Bestellung.

Die Rückgabe des Equipments (Platten, Chafing Dishes, Geschirr) erfolgt im genutzten (unbereinigten) Zustand. Der Auftraggeber ist jedoch verpflichtet, sämtliche Speisereste vor der Abholung eigenständig zu entfernen und zu entsorgen. Eine Entsorgung von organischen Abfällen durch die Artomega Catering ist nicht Bestandteil der Logistikpauschale.

Wir sind bemüht, vereinbarte Termine einzuhalten. Sollte uns dies im Einzelfall nicht gelingen, so gesteht uns der Auftraggeber eine Toleranz von bis zu 120 Minuten zu.

EVENTLOCATIONS

Artomega Catering verfügt über eigene Eventlocations für alle Arten von Veranstaltungen sowie über ein großes Portfolio an weiteren Locations in Zusammenarbeit mit Partnern. Für die Anmietung unserer Eventlocations gelten die gleichen Bedingungen wie für die Erbringung und Stornierung unserer Dienstleistungen. Bei der Vermittlung oder Anmietung einer Eventlocation über uns finden zudem die Regelungen für zusätzliche Serviceleistungen Anwendung.

Der Auftraggeber trägt die volle Verantwortung für Schäden, die durch die Nutzung der Eventlocation und des Equipments entstehen. Die Kosten für die Reparatur oder den Austausch der Ausrüstung sind vom Auftraggeber ohne Widerspruch zu tragen.

Sofern der Auftrag eine Dienstleistungen vor Ort umfasst (Catering mit Service), stellt der Auftraggeber sicher, dass am Veranstaltungsort die notwendigen Strom- und Wasseranschlüsse sowie ausreichende Entsorgungsmöglichkeiten kostenfrei zur Verfügung stehen. Sollten aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen Verzögerungen oder Leistungseinschränkungen entstehen, gehen diese zu Lasten des Auftraggebers.

ZUSÄTZLICHE SERVICELEISTUNGEN

Unser Ziel ist es, Dienstleistungen von höchster Qualität anzubieten. Deshalb arbeiten wir mit zahlreichen Partnerunternehmen zusammen, um Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung bestmöglich zu unterstützen. Wir bieten Ihnen hierzu verschiedene Zusatzpakete an, wie beispielsweise die Vermietung von Geschirr, Gläsern und weiterem Equipment.

Sofern Verträge mit Dritten (z. B. Eventlocations, Mietgeschirr-Verleiher oder Dekorations) über uns im Namen oder im Auftrag des Kunden abgeschlossen werden, gelten zusätzlich die jeweiligen Geschäfts- und Rücktrittsbedingungen dieser Partnerunternehmen. Der Auftraggeber verpflichtet sich, sämtliche daraus resultierenden Kosten, insbesondere Stornogebühren dieser Drittanbieter, in voller Höhe zu übernehmen.

REFERENZEN & MARKETING

Der Auftragnehmer ist berechtigt, Fotos der Speisen, des Aufbaus und der Dekoration vor Ort für eigene Marketingzwecke (z. B. Website, Social Media) zu verwenden, sofern keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Zudem ist die Artomega Catering berechtigt, den Auftraggeber als Referenzkunde zu nennen und dessen Firmenlogo sowie erteilte Referenzen zu diesem Zweck auf den eigenen Online-Präsenzen darzustellen. Diese Berechtigungen gelten vollumfänglich für alle mit der Hapka Hospitality verbundenen Unternehmen und Marken innerhalb der gesamten Unternehmensstruktur.

RÜCKTRITT | STORNO

Stornierung des Auftrags durch den Auftraggeber

• bis 5 Monate vor Termin: kostenfrei (Anzahlung wird erstattet)
• 5 bis 2 Monate: Anzahlung verfällt
• 2 bis 1 Monat: Anzahlung verfällt + 30 % des Restbetrags zu erwartenden Auftragsvolumens zu entrichten
• unter 1 Monat: Anzahlung verfällt + 60 % des Restbetrags zu erwartenden Auftragsvolumens zu entrichten.

Im Falle eines Rücktritts durch den Auftragnehmer erhält der Kunde alle Zahlungen plus 5 % des Auftragswertes zurück (außer bei höherer Gewalt wie Krankheit/Unfall und etc.). Wir behalten uns vor, den Auftrag bei Bedarf an einen qualifizierten Partner zu übertragen.

REKLAMATIO UND STREITBEILEGUNG

Sollte eine Reklamation berechtigt sein, muss diese dokumentiert und unverzüglich gemeldet werden, damit eine umgehende Bearbeitung durch Hapka Hospitality erfolgen kann. Schadensersatzansprüche aufgrund höherer Gewalt sind ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung, soweit gesetzlich zulässig, auf die Höhe der jeweiligen Rechnungssumme begrenzt.

Wir nehmen nicht an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teil. Das Gesetz über die alternative Streitbeilegung in Verbrauchersachen (VSBG) fordert jedoch, dass wir Sie trotzdem auf eine für Sie zuständige Verbraucherschlichtungsstelle hinweisen: Allgemeine Verbraucherschlichtungsstelle des Zentrums für Schlichtung e. V. | Straßburger Str. 8, 77694 Kehl | Internet: universalschlichtungsstelle.de. Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis ist der Hauptsitz des Unternehmens.

DSGVO

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um eine reibungslose und professionelle Durchführung Ihrer Aufträge zu gewährleisten. Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Hapka Hospitality mit Hauptverwaltung in der Karlstr. 63, 63456 Hanau, Deutschland. Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten, die zur Angebotserstellung und Vertragsabwicklung erforderlich sind:

• Vor- und Nachname
• Anrede (ggf. Titel)
• Postanschrift(en)
• Telefonnummer(n)
• E-Mail-Adresse(n)
• Zahlungs- und Bankdaten (nur im Rahmen der Abrechnung)

Zweck und Weitergabe der Daten
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein Datenaustausch erfolgt zudem innerhalb unserer Unternehmensgruppe, sofern dies zur zentralen Auftragsverwaltung, effizienten Ressourcenplanung oder für interne Abrechnungszwecke erforderlich ist. Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten geben wir erforderliche Informationen an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

Empfänger	Zweck der Weitergabe	Ort der Verarbeitung
Verbundene Unternehmen & Marken	Interner Austausch innerhalb der Hapka Hospitality zur Verwaltung und Planung	EU, GB
Logistikpartner	Transport von Speisen und Equipment bei Großaufträgen	EU
Partner-Locations	Identifikation des Mieters bei externen Veranstaltungsorten	EU, GB
Subunternehmer	Bereitstellung von Zusatzleistungen	EU
Banken / Zahlungsdienste	Abwicklung von Anzahlungen und Überweisungen	EU
Steuerberater / IT	Buchführung sowie Sicherung der digitalen Infrastruktur	EU, GB

Widerspruchsrecht und Widerruf von Einwilligungen
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben oder eine erteilte Einwilligung zu widerrufen, genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an: info@artomega-catering.de. Nach Erhalt Ihres Widerspruchs bzw. Widerrufs werden wir die entsprechende Datenverarbeitung für die Zwecke, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben oder die auf Basis berechtigter Interessen erfolgte, einstellen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Sie haben zudem jederzeit das Recht auf Auskunft, Korrektur oder Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

Wir freuen uns darauf, Ihre Veranstaltung kulinarisch zu begleiten und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne telefonisch zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team von Artomega Catering von Hapka Hospitality